为了确保公文能够有效地传达信息并产生预期的影响，撰写者需要格外注意语言的选择。以下是一些建议避免使用或慎重运用的一些词汇和表达方式。
首先，避免过于夸张或不恰当的表述。这可能会使读者对报告内容持怀疑态度，因为它缺乏客观性和可信度。例如，用“绝对必要”这样的字眼来描述一个任务，而没有提供具体理由，这样做可能会让人觉得言之过早或者是强制性的。此外，对于一些超出个人能力范围的事项，直接说“我一定可以完成”也是不可取的，因为这可能导致责任问题。
其次，应避免使用含糊不清、模棱两可的话语。在撰写公文时，一定要尽量明确、具体地表达自己的意图。如果用了模糊的话，就很难被理解，也容易引起误解。比如，“我会尽力去做”，这样的表述虽然表示了努力，但并不清楚是否能达到预期目标，因此应该改为更具体地说：“我将采取措施以提高完成任务成功率。”这样就能展现出明确而积极的情绪。
再者，不宜频繁使用否定性词汇，如“不能”、“不应该”等，这样的表述往往带有负面情绪，对对方可能造成压力。而且，它们也限制了讨论空间，使得问题看似无解。相反，可以转换思维角度，从肯定开始，比如提出一个解决方案，然后说明为什么这个方案是合理有效的。
此外，还有一类是过于专业化或者特定的术语，即便这些术语在某个领域内非常通行，但如果不是所有人都熟悉它们，那么它们就会成为沟通障碍。在向上级报告中，最好还是采用通用的语言，让不同背景的人都能轻松理解你的意思。如果必须用专业术语，可以附加简单易懂的地标注释，以帮助非专业人员理解其含义。
最后，不要忘记自我批评与反省。在任何情况下，都应该保持开放的心态，并愿意承认错误或不足之处。这体现了一种成熟和诚实的情感，也许还可以吸引更多同事之间交流合作的问题解决机制。
总结来说，在撰写向上级报告时，要特别注意语言选用，使之既准确又尊重，同时保持积极正面的气氛，以此来增强报告效力并促进良好的工作关系。此外，还应根据实际情况灵活运用以上提到的策略，以适应不同的场景和对象需求。
